La única forma de hacer una correcta gestión de las comunidades de vecinos es que sean los propietarios los que tomen las decisiones que les afectan. Precisamente para ello se convoca una vez al año una junta ordinaria e incluso se pueden celebrar juntas extraordinarias. Después de todas ellas habrá que rellenar un modelo de acta de comunidad de vecinos.
¿Qué es el acta de la comunidad de vecinos?
Se trata del documento que recoge todos los temas tratados durante la junta, así como los acuerdos y decisiones que se hayan adoptado.
Es una forma de dejar constancia de lo hablado y acordado. Por eso la misma se envía a todos los vecinos, incluso a aquellos que no han acudido a la reunión.
A su vez, todas las actas quedan recogidas en el libro de actas para que quede constancia de las mismas y puedan ser consultadas en caso de surgir alguna duda o controversia.
La redacción le corresponde al secretario de la comunidad, ejerciendo normalmente como tal el administrador de fincas.
¿Cómo redactar un acta de comunidad de vecinos?
Para conocer los elementos que debe haber en un modelo de acta de comunidad de vecinos tenemos que dirigirnos a la Ley de Propiedad Horizontal.
Los datos que deben figurar son:
- Fecha, hora y lugar en el que se ha celebrado la junta.
- Si se celebra en primera o segunda convocatoria.
- Identificación de la persona o personas que convocan la reunión. Puede ser el presidente o un 25% de los propietarios.
- Indicación de si se trata de una junta ordinaria o extraordinaria.
- Identificación de los propietarios asistentes y de aquellos que comparecen representados por otra persona. Junto a los nombres debe figurar el coeficiente o cuota de participación de cada propietario asistente.
- Orden del día de la junta (que previamente se habrá notificado a los asistentes en la convocatoria).
- Aspectos discutidos y decisiones tomadas. En caso de acuerdos de especial relevancia se harán constar los votos a favor y en contra manifestados y el coeficiente de participación de cada votante.
- Hora de terminación de la junta.
- Firma del secretario y del presidente de la comunidad.
¿Y si hay errores en la plantilla de acta de comunidad de vecinos?
El modelo de acta de comunidad de vecinos establecido en la Ley de Propiedad Horizontal es de obligado cumplimiento. Si se omite cualquiera de los datos a los que acabamos de hacer referencia el acta será ineficaz y los acuerdos adoptados en la reunión no tendrán validez.
No obstante, la jurisprudencia ha matizado este tema y destaca que solo en aquellos casos en los que falten datos esenciales se declarará la nulidad de la misma. Esto puede ocurrir si en el acta no consta la identidad de los presentes en la reunión o si se han tomado decisiones sobre asuntos que no constaban en el orden del día.
Como el encargado de la redacción del acta es el administrador de fincas, que suele ser un profesional, lo normal es que no haya defectos y sea totalmente legal.
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