Las nuevas tecnologías nos hacen la vida más fácil, por eso se utilizan cada vez más en sectores como el de la Administración de Fincas. El último fenómeno digital en este sector es el uso de los sistemas de comunicación instantánea y de los foros privados para realizar comunicaciones, pero ¿es realmente una buena idea?
Agilizando las comunicaciones en la comunidad de vecinos
Partimos de la base de que el uso de este tipo de comunicaciones resulta muy práctico tanto para el administrador como para los vecinos.
Cuando se convoca una junta, se va a cambiar alguna cerradura, se va hacer alguna tarea de mantenimiento, etc., lo normal es avisarlo mediante una nota en el tablón de anuncios. Pero nos encontramos con que muchos vecinos no se enteran.
Puede ocurrir que alguien quite el cartel, que el vecino esté de viaje o no resida en la finca o que suba y baje directamente del garaje a casa sin pasar por el portal para ver el tablón de anuncios. Por unas cosas o por otras es común que siempre haya alguien que no se entere de los asuntos de la comunidad.
Usando herramientas digitales como un grupo de WhatsApp, un grupo de Telegram o incluso los foros privados que se pueden crear a través de las apps de administración de fincas, se reduce el nivel de desinformación.
Hoy en día todo el mundo lleva un teléfono encima y lo consulta varias veces al día, por lo que si el administrador manda una comunicación digital puede estar seguro de que casi el 100% de los vecinos lo van a ver. Esto facilita su trabajo y además aumenta el nivel de implicación de los vecinos en la gestión de la finca.
No todo son ventajas
El uso de estos sistemas también tiene algunos inconvenientes. Si creamos un espacio común en el que todos los vecinos pueden interactuar estamos abriendo en muchos casos la caja de Pandora.
No faltarán los que después de cada comunicación siempre tengan algo que comentar o deseen más explicaciones y en lugar de contactar directamente con el administrador para resolver sus dudas lo plantearán en el grupo, dando pie a que otros vecinos se unan a la conversación, lo que puede ser una auténtica locura para el Administrador de Fincas.
Por otro lado, también están aquellos que utilizarán este canal para resolver sus conflictos vecinales, involucrando al resto en sus problemas. Y no nos podemos olvidar de los típicos que no distinguen un chat entre amigos de otro con una finalidad más seria y acaban mandando memes día tras día.
¿Qué se puede hacer entonces? Está claro que hoy por hoy tener una vía de comunicación digital entre vecinos y el Administrador de Fincas es esencial, pero si se decide crear un grupo o un foro es imprescindible dejar claras primero las reglas de uso.
Una buena alternativa puede ser un grupo de Telegram, en el que el administrador puede mandar mensajes que verán el resto de miembros pero estos no pueden responder. Esto agiliza las comunicaciones y a la vez evita que surjan conversaciones que puedan molestar a los vecinos o agobiar al administrador.
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El administrador de nuestra finca tiene una lista de distribución en wasap para comunicar cosas importantes a los vecinos sin que se vea el número de estos. Está bien.