El Administrador de Fincas lleva a cabo una gestión integral de las comunidades de vecinos con las que trabaja. Esto supone desempeñar varias tareas, siendo una de las más importantes llevar la contabilidad.
A pesar de lo importante que es que el dinero de la comunidad esté bien administrado y poder comprobar que se ha hecho una buena gestión, lo cierto es que la Ley de Propiedad Horizontal no ha regulado este tema de forma tan exhaustiva como lo ha hecho con otros.
De hecho, con respecto a la información económica solo se establece la obligación de aprobar los planes de gastos e ingresos previsibles y los presupuestos. No existe, por ejemplo, la obligación de que la contabilidad de las fincas se adapte al Plan General Contable.
¿Cómo se gestiona en la práctica la contabilidad de una Comunidad de Vecinos?
Ingresos y gastos
Lo que suele hacer el administrador es llevar un libro de cuentas (hoy en día suele ser digital). Esto no es obligatorio, pero es la forma más sencilla de tener todos los datos ordenados y de poder acceder a ellos con facilidad.
En este libro se deja constancia de todos los gastos e ingresos relacionados con la comunidad. Aquí figurarán las cuotas pagadas por los vecinos, los gastos sufragados en servicios habituales como la limpieza y también los gastos imprevistos.
Elaboración del presupuesto
Estos datos que acabamos de señalar le servirán al administrador para elaborar los presupuestos de la comunidad de propietarios de cara a cada nuevo ejercicio económico y establecer la cuantía más adecuada para el fondo de reserva.
La elaboración del presupuesto es básica para poder determinar si tiene que haber algún ajuste en las cuotas que pagan los vecinos.
Pago de impuestos
Al llevar la contabilidad, el administrador debe tener en cuenta que debe presentar a Hacienda la correspondiente declaración si se ha pagado a un mismo proveedor más de 3.000 € en una o varias facturas durante un mismo ejercicio fiscal.
Por otro lado, si la comunidad ejerce alguna actividad económica, por ejemplo si tiene una valla publicitaria, deberá emitirse factura y presentar la declaración trimestral a Hacienda reflejando el IVA generado y soportado.
Control de las cuentas
Los vecinos tienen derecho a supervisar las cuentas de la comunidad. De ahí que sea obligatorio que en la junta ordinaria de propietarios se trate el tema económico.
En cuanto al Presidente, es el único vecino con acceso a la cuenta de la comunidad. Lógicamente, no puede hacer uso de ese dinero sin autorización del resto de los vecinos, pero puede pedir periódicamente un extracto para asegurarse de que no se ha realizado ningún movimiento extraño de dinero.
Cualquier vecino puede pedir al Presidente o al administrador información sobre el estado de las cuentas, no pudiendo negarse en ningún caso el acceso a esta información.
Aunque los Administradores de Fincas suelen ser profesionales con una buena ética, siempre es conveniente que quien ejerce el cargo de Presidente revise de forma periódica las cuentas. Así será más fácil detectar si hay alguna irregularidad.
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