Una de las peculiaridades del trabajo de administración de fincas es que por la propia naturaleza de la labor de gestión se tiene acceso a datos personales de carácter sensible, por lo que hay que prestar atención a lo que dispone la normativa sobre protección de datos en este caso.

Protección de datos en la comunidad de vecinos: todo lo que el admnistador debe saber.

Los administradores de fincas tienen ficheros en los que constan los datos personales de los vecinos que tienen inmuebles en las comunidades que administran. Estos datos incluyen: nombre completo y DNI del propietario o propietarios, dirección, teléfono, número de cuenta bancaria e incluso información sobre una posible morosidad.

Está claro que se trata de datos especialmente importantes que no pueden ni deben hacerse públicos, por lo que el administrador debe tener un especial cuidado a la hora de manejarlos.

Protección de datos en la administración de fincas de conformidad con el RGPD

El RGPD entró en vigor en toda la Unión Europea en 2018 y ha supuesto un cambio en la gestión de archivos que contengan información personal.

Para adaptarse a esta nueva normativa los administradores han tenido que realizar un Registro de actividades de tratamiento, hacer un análisis de riesgos, firmar nuevos contratos con los encargados del tratamiento (por ejemplo, con la empresa que les presta el servicio de asistencia informática) y actualizar su página web con las nuevas políticas de privacidad, cookies y aviso legal.

Un paso esencial es haber obtenido el consentimiento de los vecinos para poder tratar sus datos e informar a los usuarios de los derechos que tienen con respecto a esos datos (acceso, modificación, cancelación, portabilidad, oposición a ciertos usos, limitación del tratamiento).

Los otros pasos obligatorios que impone la legislación europea son que los empleados de la administración de fincas firmen un acuerdo de confidencialidad y que se notifique a los afectados en caso de surgir brechas de seguridad.

La AGPD y la protección de datos por parte del administrador de fincas

El tema es tan complejo que la propia Agencia Española de Protección de Datos ha presentado una guía dedicada a los administradores de fincas.

Este documento analiza cuestiones generales y cuestiones específicas que afectan especialmente al trabajo de los administradores de fincas, como la forma de tratar la información relativa a los propietarios deudores o la gestión de las imágenes captadas por las cámaras de videovigilancia que con frecuencia se instalan en las comunidades de vecinos.

Se trata de un tema complicado y muy extenso sobre el que los administradores de fincas deben estar bien informados. Cualquier irregularidad en materia de protección de datos puede dar lugar a denuncia ante la AEPD por parte de los vecinos afectados, lo que puede conllevar una importante sanción económica.

Por eso, el gestor debe asegurarse de tener consentimiento para tratar los datos, crear un fichero adecuadamente protegido, abstenerse de compartir información y datos personales con terceros y avisar a los propietarios en caso de que su fichero de datos se haya visto vulnerado en algún momento, ya sea de forma digital o física.

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