Por norma general, los administradores de fincas son profesionales que desarrollan su trabajo con la máxima diligencia y siempre ajustándose a la legalidad, pero también en esta profesión nos podemos encontrar con personas que no son todo lo éticas que deberían y aprovechan su posición para quedarse con el dinero de la comunidad.
Un administrador de fincas puede quedarse con el dinero de dos maneras. La primera es sustrayéndolo directamente de la cuenta, la segunda (y más complicada de demostrar) es adjudicando contratos a empresas o profesionales con los que tiene un acuerdo para repartirse el dinero.
¿Qué hacer ante la sospecha de que el administrador está robando?
El primer paso es controlar bien las cuentas. El administrador debe facilitar al presidente el saldo de la cuenta bancaria a fecha de cierre del ejercicio contable. Además, el presidente está facultado para ir al banco y comprobar los movimientos que se han realizado.
Esta es la forma más sencilla de saber si se han realizado movimientos extraños. Muchos administradores que no son legales saben que la mayoría de los vecinos que ejercen como presidentes de la comunidad no se implican y no van a revisar las cuentas, por eso no son demasiado discretos a la hora de ocultar que están sustrayendo dinero.
En cuanto se detecta algo extraño hay que actuar y, lógicamente, hay que hacerlo a espaldas del administrador que está bajo sospecha para evitar que pueda eliminar las pruebas.
Guía de actuación en caso de encontrarnos con un administrador que roba
Una vez que las sospechas se han convertido en una realidad, hay que actuar. Lo primero es que el presidente vaya al banco y elimine la firma del administrador, así este deja de tener acceso a los fondos. Recuerda que el presidente es el representante legal de la comunidad de vecinos, así que tiene potestad para hacerlo y el banco no se puede negar.
A continuación debe convocar una junta de propietarios para exponer la situación y echar al administrador que está bajo sospecha. Algunas comunidades optan por dar una segunda oportunidad al administrador para que arregle la situación, pero esto no es recomendable, quien roba una vez suele hacerlo una segunda.
Para las comunidades de vecinos puede ser un problema quedarse un tiempo sin un gestor. Por eso, es recomendable que a esa reunión acuda el presidente con algunos presupuestos de otros profesionales. En este sentido Homyfincas.com es perfecto para solicitar un presupuesto para tu comunidad de vecinos y obtener varias ofertas ahorrando tiempo y dinero. Así se puede aprovechar y elegir al nuevo administrador de fincas en el mismo momento.
Al nuevo administrador se le puede pedir que analice con más detalle las cuentas de los últimos años. Si falta dinero habrá que reclamar al mismo al administrador antiguo, aunque lo más probable en estos casos es que el gestor no reconozca su culpabilidad y haya que ir a juicio para conseguir recuperar el dinero sustraído.
En realidad, saber si un administrador de fincas nos está robando no es tan complicado, solo es necesario que quien ejerce el cargo de presidente se involucre un poco y compruebe que los saldos bancarios y los movimientos realizados coinciden con los datos que figuran en la contabilidad.
Cambiar de administrador de fincas si el actual tenéis sospechas de que está robando o realizando algún chanchullo oculto para la comunidad.
Ante la mínima duda de que el administrador pudiera estar robando los fondos de la comunidad de vecinos o haciendo algún chanchullo… lo mejor es cambiar de administrador de fincas de forma urgente a través de la convocatoria de una junta extraordinaria de vecinos, donde se realice la votación del cese del administrador de fincas y se proponga el nuevo administrador de fincas a contratar.
Te explicamos cómo hacerlo: Para llegar a ese momento, si es una junta extraordinaria lo que podéis hacer es añadir esta cuestión como principal a tratar en la reunión de vecinos. Es decir, debe quedar reflejada en la orden del día de la carta con la convocatoria de la reunón.
Además en esta carta se debe convocar a los vecinos para tener la reunión con al menos 45 días de antelación para que puedan acudir el mayor número de propietarios y no sea en valde la reunión, ni tampoco pueda ser invalidada por no haber sido convocada con suficiente tiempo.
Una vez allí tras debatir sobre el asunto se debe presentar el cese del administrador de fincas y sacar varias propuestas de nuevos administradores de fincas que puedan gestionar la comunidad de vecinos, con sus respectivas ofertas económicas y de servicios.
En este punto, os podemos ayudar desde Homyfincas.com ya que somos el mayor directorio profesional de administradores de fincas en España y con una sola solicitud de presupuesto recibirás al menos 3 propuestas de servicios de diferentes administradores de fincas en tu localidad, ahorrando tiempo y dinero. Puedes realizar aquí tu solicitud de presupuesto indicando todos los detalles de tu comunidad y la localidad.
Consejos para dificultar que el administrador de fincas pueda robar a la comunidad y facilitar la transparencia en la gestión.
Una vez hayáis concretado cuál es el administrador elegido, llegará el momento de sustituirlo y tanto el nuevo administrador de fincas como la junta de gobierno que incluye presidente, vicepresidente y vocales deberéis estar atentos de que todo discurre con normalidad. Los 3 momentos más importants son la sustitución / renovación en el banco de las firmas, el traspaso de documentación de la comunidad de vecinos y que el dinero de la comunidad sigue a buen recaudo sin movimientos inesperados.
Tras el cambio de administrador de fincas, nuestra recomendación es que seáis varios los responsables de la junta los que tengáis acceso a la cuenta bancaria online de la comunidad a través de la app o del banco, o bien en ventanilla de la oficina bancaria. Y que para la realización de las transferencias bancarias sea necesaria la doble firma de presidente o vicepresidente de la comunidad, junto con la del nuevo secretario – administrador de fincas de la comunidad.
También sería bueno que se prohiba en junta de vecinos constando en acta el pago de recibos o facturas en efectivo o mediante cheque bancario ya que no queda reflejado en cuenta bancaria el destinatorio de los pagos.
Estos simples consejos os ayudarán enormemente a ganar en claridad en la gestión de las cuentas de la comunidad. Por último, si exigís que haga un estado de balance de situación de la comunidad al menos dos veces al año también estaréis más tranquilos. Uno a mitad de año y otro al cierre de la contablilidad antes de la reunión anual de vecinos, de forma que todos tengáis las cuentas antes de la reunón y podáis asistir a la misma conociendo la situación de la comunidad y preguntar lo que queráis y consideréis conveniente.
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Buenas estamos en alhaurin el grande. Y somos una comunidad de 12 vecinos. Sin ascensor y zonas comunes.
Queremos cambiar de administrador porque pienso que se está quedando con dinero de cada presupuesto y no nos presenta las facturas
Hola Olivia,
En referencia a la solicitud de presupuesto puedes realizarla aquí, indicando los detalles de la comunidad (dirección, número de viviendas, trasteros, garajes, etc)
En el momento en el que consideráis que el administrador de fincas no genera confianza o simplemente la ha perdido a través de sus prácticas en pasado dudosas, o bien las cuentas que presenta o las facturas no las presenta (como nos indicas), lo mejor y lo más rápido, directamente es que lo cambiéis. Convocáis junta ordinaria o extraordinaria de propietrios y cuando llegue el momento de la renovación de cargos, indicáis que no queréis renovar el cargo de secretario – administrador de fincas y que tenéis otras propuestas miradas, incluso podéis votar allí la opción que os resuelte más conveniente de las nuevas. Desde nuestro punto de vista, no tiene sentido trabajar con alguien que no genera confianza.
Cuando hablamos de la gestión del dinero de tercero o de las viviendas de los propietarios, todavía con más razón, ya que al final la vivienda es el bien más preciado que solemos tener y conviene que la persona que la salvaguarda sea diligente y transparente.
Saludos
Hace un mes tuvimos junta de vecinos y se aprobaron las cuentas de año pasado. Como no estamos contentos con el administrador estamos cambiando. Por fin después de 33 días nos mandan el acta. Hay varios gastos del año pasado que han sido pagados pero que no se han realizado como por ejemplo panel de cloro libre por 5000€ que nos han facturado y pagado (a su propia empresa, la empresa del administrador) pero que nunca pusieron. Gastos por 1100€ para uniformes y solo compraron un par de botas y pantalones. Son solo dos ejemplos. ¿Que podemos hacer al respecto? Gracias por su ayuda