En cualquier Comunidad de vecinos existen una serie de órganos de gobierno, entre los que nos encontramos al secretario de la Comunidad. A continuación, veremos quién puede ser secretario y qué funciones ha de llevar a cabo. ¡Atentos!
¿Quién es el secretario de la Comunidad y qué funciones desempeña?
De acuerdo con el artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal, el secretario es uno de los órganos de gobierno de la comunidad. No obstante, este cargo es potestativo, lo que quiere decir que no tiene por qué existir. En cualquier caso, si los estatutos de la comunidad prevén la existencia del secretario, éste será elegido en Junta de Propietarios de entre los propietarios. Sin embargo, no es necesario que sea elegido de entre los propietarios. Así, la Junta de Propietarios podrá contratar un Administrador de Fincas, una persona cualificada ajena a la comunidad de vecinos, que ejercerá las funciones del secretario.
¿Cuáles son las funciones del secretario?
1.- Custodiar los Libros de Actas de la Junta de Propietarios. Además, el secretario tiene la obligación de guardar durante 5 años la documentación relevante de la comunidad, entre la que se encuentran las convocatorias, los apoderamientos y las comunicaciones.
2.- Levantar Acta en las Juntas de Propietarios. Así, el secretario deberá redactar el Acta de la Junta de Propietarios y, al final, se cerrará con su firma y la del presidente.
3.- Recibir el comunicado de cualquier voto discrepante de aquellos propietarios que se hayan ausentado de la Junta en una serie de casos, no en todos.
4.- Realizar las citaciones y notificaciones a los propietarios de la comunidad.
5.- Recibir la comunicación sobre la titularidad de la vivienda o del local del propietario de los mismos.
6.- Certificar el acuerdo adoptado en Junta de Propietarios sobre la cesación de cualquiera de los cargos de gobierno.
7.- Certificar el acuerdo adoptado en Junta de Propietarios donde se aprueba la liquidación de la deuda con la Comunidad de los propietarios morosos.
¿Es bueno que sea un Administrador de Fincas el que desempeñe las funciones del secretario?
Como ya hemos adelantado, el cargo de secretario no tiene por qué existir y, de hecho, sus funciones pueden ser ejercitadas por un Administrador de Fincas. En este caso, ¿es mejor contar con un Administrador de Fincas o elegir al secretario de entre todos los propietarios?
Sin duda, contar con un Administrador de Fincas nos garantiza ciertas cosas. Así, un Administrador de Fincas es una persona con una formación concreta, cualificada y ajena a la comunidad de propietarios que desempeñará sus funciones de forma profesional, ya que se gana la vida con ello.
Además, los Administradores de Fincas pueden estar colegiados -es recomendable, de hecho, contratar a un Administrador de Fincas que esté colegiado en el Colegio de Administradores de Fincas-, de forma que el colegio responde del desempeño de sus funciones, existiendo un seguro de responsabilidad civil colectivo que indemnizará a la comunidad de propietarios para el caso en que el Administrador de Fincas provoque un daño a la misma en el ejercicio de sus funciones.
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Que responsabilidad, tiene un administrador y secretario de CP, que por no llevar a efectos lo acordado en junta de propietarios.
Provoca una demanda de un propietario, quién carga con los costes judiciales.
Hola Jóse,
Si un administrador de fincas quien a la vez también ejerce como secretario de la comunidad de propietarios, salvaguardando toda la documentación de la comunidad, no realiza su trabajo y las funciones encomendadas, suponiendo esto para la comunidad de vecinos un problema en el sentido de que les causa un perjuicio. Lo que hay que hacer es determinar el valor o el daño causado por su inacción. Una vez tenemos un estimativo del daño causado a la C.P como responsable directo o indirecto de su pasividad, entonces la comunidad puede iniciar un proceso judicial a través de una demanda civil (o bien penal dependiendo del problema generado) a través de un abogado especialista en ley de la propiedad horizontal, de tal forma, que una vez celebrado el juicio el juez dictamine en su sentencia si es el culpable de los cargos imputados que han tenido a bien presentar con pruebas los propietarios y por tanto, se le condene o no a resarcirlos con algún tipo de imdenización a la comunidad, por ejemplo. En caso de que el culpable fuera el administrador de fincas, entonces este asumirá probablmente las cargas procesales, junto con el coste de la indemnización. Sin embargo, podría ser que el juez en su fallo resolutorio indique que la comunidad de propietarios no tenía razón en su demanda judicial y por tanto será esta quién tenga que asumir las costas. Espero haberte aclarado un poco el tema. Si necesitas más información para tomar acción, busca un buen abogado para llevar a juicio con pruebas suficientes y de calado al administador. Por contra, si no tenéis pruebas de la acusación o son muy débiles, lo mejor es que cambiéis de administrador de fincas con motivo de urgencia a través de la celebración de una junta extraordinaria de propietarios, sería conveniente que lleves varios presupuesto a la reunión. Podéis usar Homyfincas.com para que os facilitemos al menos 3 presupuestos gratis de administradores de fincas verificados en vuestra localidad. Saludos
Fui secretario de mi comunidad de vecinos. Pero vendí el piso.
Deje llaves, libros y cuánta documentación tenía a la persona que sustituí en el cargo de secretario.
Entiendo que al dejar de ser propietario de ese piso dejo de ser y tener el cargo de secretario de mi excomunidad.
Atentamente
Enrique
Buenas Enrique,
Oficialmente dejarás de ser secretario cuando se renueven los cargos de la comunidad en la próxima junta de propietarios. De momento, aunque hayas dejado la documentación, libros, llaves, etc todavía figuras como secretario. Tendrías que remitir una comunicación por burofax, o bien hacer una carte y que te la firme el presidente y/o administrador de fincas indicando que tu voluntad es dejar el cargo y que haces entrega de todo al presidente de la comunidad, como consecuencia de haber vendido tu piso, esto te quitará parte del problema de una eventual reclamación. Sin embargo, nuestro consejo es que no te desentiendas de la comunidad de propietarios ya que podría entenderse que pese a haber vendido el piso tu responsabilidad es seguir siendo el secretario hasta la próxima convocatoria de propietarios… haciendo un símil con el cargo del presidente que aunque quiera renunciar no puede y solo se puede dar el caso por motivos muy concretas y de una forma específica ante varios supuestos. Saludos
Hola!
Firme para ser tesorera/ secretaria de la comunidad (no soy propietaria, los propietarios son mis padres y yo vivo con ellos) no tenemos administrador y cada año el tesorero es un propietario, llevamos 5 años y mis padres siempre se negaban a serlo, entonces en la junta yo firme un poco por presión del presidente de la comunidad ( soy azafata y pasó mucho tiempo fuera de casa y no me veo capaz de ocuparme de la administración de las cuentas de la comunidad) me gustaría que contratemos un administrador, pero el presidente me dice que los vecinos no quieren.
Mi pregunta es, ahora que he firmado puedo negarme a ser tesorera, tengo que aportar algún tipo de documento o contrato de trabajo para que el presidente no me lleve a juicio. Estoy con un poco de ansiedad por esto.
Muchas gracias!
Estimados/as Sres./as.:
La urbanización de adosados en que resido consta de 72 viviendas, 36 son exteriores y 36, interiores. En breve tendremos que enfrentar el cambio de los videoporteros, que ya dan muchos problemas y que no se pueden reparar por obsoletos. La junta de gobierno de la comunidad, que lleva varios años ocupando los cargos de manera voluntaria por aprobación en junta, está constituida principalmente por propietarios de las viviendas interiores, que en cada junta en que abordan esta actuación informan solo de lo que conviene a sus fines: que la comunidad asuma el total del gasto, y presentan presupuestos sin distinguir entre elementos comunes y privativos. La instalación tiene una parte situada en espacios comunes: los 3 paneles de llamada, en los accesos de la urbanización a los 36 chalets interiores; otro panel para servicio de la conserjería, dentro de su caseta; y el cableado para todo ello. Y otra parte absolutamente individualizada e independiente en cada chalet interior y exterior, instalada en el muro de la entrada principal de cada finca, que ahí hace de límite de la misma. En la última reunión quedó claro que los paneles exteriores y su instalación eran elementos comunes y que el panel interior de cada vivienda y su instalación eran privativos. Sin embargo, el problema, bastante serio, surgió al establecer el carácter del panel exterior que va instalado en el muro que limita cada finca individual: la parte de vecinos interiores interpreta que ese muro pertenece a su propietario/a en su cara interior y a la comunidad en la exterior, y yo, de chalet exterior, de acuerdo al artículo 396 del CC y al artículo 3, a) de la LPH, entiendo que la finca está perfectamente delimitada y ese muro, estructura arquitectónica construida en su interior, es elemento privativo, así como cualquier instalación en él que solo dé servicio a esa vivienda (en él también están instalados los contadores de agua, gas y electricidad de cada vivienda), por lo que ese panel exterior del videoportero y su instalación también son elementos privativos. Sin duda, cabría la posibilidad de interpretar que ese muro formase parte de la fachada y fuese elemento común de uso privativo, pero de la misma manera que si se rompe una persiana, que solo sirve a su propietario/a, la repara él o ella, el elemento externo del videoportero instalado en esa fachada, que igualmente sirve en exclusiva a esa vivienda, también debería tener el mismo tratamiento.
Les rogaría me lo aclarasen.
Muchas gracias.
Se ha convocado una junta de propietarios en la cual yo no pude asistir, me han destinado como secretario de la misma.
Yo por motivos ajenos a mi voluntad no puedo ejercer como tal. Tenemos un administrador de fincas puedo delegar mi cargo como secretario en el administrador?
Por favor, le agradecería tener contestación lo antes posible a mi pregunta.
Hola
El pasado marzo salí como secretario de mi comunidad y como es costumbre y al ser 3 contra 1 y todos familia hacen lo que quieren. Le he pedido por burofax a la presidenta que me entregue toda la documentación correspondiente a los 5 años donde debe estar incluido todo lo tratado en las juntas. actas, facturas… y después de un mes sigo sin respuesta.
Me daría igual todo esto, pero en su día me llegó información de que estaba intentando pagar algunos trabajos que se habían realizado en negro, los cuales se pidió el pago con IVA. Además, creo que se esta pagando a la señora de la limpieza en negro también porque según los últimos presupuestos saca cheques de 50€ todos los meses para pagar. El mantenimiento del ascensor nunca encontró los albaranes de dichos mantenimientos ni facturas cuando se las solicite en la junta, me queje porque el ascensor se estropeaba 5-6 veces al año, justo el día de la junta estaba roto y da la casualidad que desde marzo a hoy, no se ha estropeado.
¿ Debería poner una demanda para que me entregue la información?
Espero que me puedan ayudar
Saludos